En un mundo empresarial donde la eficiencia y la personalización son claves para el éxito, muchas empresas se enfrentan a una pregunta fundamental: ¿Es necesario desarrollar un sistema de gestión propio o es suficiente con un software como servicio (Saas, por sus siglas en inglés) estándar? Daniel Ávila, Business Developer de Pigma, comparte su experiencia para ayudar a los negocios a tomar esta decisión.
A continuación, presentamos una guía de cinco pasos que te permitirá evaluar si tu empresa necesita un sistema de gestión propio o si un SaaS puede cumplir con tus necesidades.
Evaluar la especificidad de los procesos en un sistema de gestión propio
El primer paso es analizar cuán particulares y específicos son los procesos de un negocio. “Los comercios como almacenes, kioscos o mueblerías suelen tener procesos muy similares: vender, cobrar, facturar, controlar stock y llevar la parte contable. Para ellos, un SaaS es más que suficiente,” explica Ávila. Sin embargo, para negocios con procesos complejos o únicos, como empresas de manufactura especializada o servicios personalizados, un software a medida o sistema de gestión propio puede ser indispensable. “Cuando los procesos son distintos y no hay un SaaS que se adapte, se justifica invertir en un desarrollo que, a largo plazo, genera un retorno importante,” asegura.
Realizar un relevamiento exhaustivo de procesos
“Un buen relevamiento de los procesos es fundamental para identificar las necesidades del negocio y traducirlas en funcionalidades del sistema,” comenta Ávila. Este ejercicio no solo prepara el terreno para el desarrollo, sino que también ayuda a muchas empresas a documentar y optimizar procesos que ni siquiera tenían definidos. La clave está en hablar con las personas responsables de cada área, así como con quienes ejecutan las tareas. Esto permite entender las diferencias entre la teoría y la práctica y detectar problemas reales que el software debe solucionar.
Conocer las limitaciones del SaaS
Los sistemas SaaS están diseñados para cubrir la mayor cantidad de casos posibles, ya que su modelo de negocio se basa en vender licencias a un amplio universo de clientes. Esto implica que suelen ser más económicos porque el costo del desarrollo ya está amortizado y dividido entre muchos usuarios. Sin embargo, “los SaaS no son muy adaptables y es difícil que un proveedor realice modificaciones significativas para ajustarse a las necesidades específicas de un cliente,” explica Ávila. Si tu negocio requiere de un sistema de gestión propio que se ajuste perfectamente a los procesos de una determinada empresa, un software a medida puede ser la opción adecuada.
Considerar las ventajas competitivas de un sistema a medida
Un sistema de gestión propio es como un traje hecho especialmente para un negocio. “Te hace más eficiente que la competencia, te ayuda a reducir costos operativos, mejorar la experiencia del cliente y acceder a datos precisos para tomar mejores decisiones,” afirma el líder comercial. Además, estos sistemas están diseñados para escalar a medida que un negocio crece, lo cual mantiene la competitividad y la eficiencia en el tiempo.
Garantizar un desarrollo colaborativo y con acompañamiento
El proceso de desarrollo de un sistema a medida debe ser altamente colaborativo. “El analista funcional y el PM son piezas clave para traducir las necesidades del negocio en funcionalidades y código. Durante el desarrollo, la comunicación constante y el feedback en cada etapa son esenciales,” comenta Ávila. Una vez que el sistema está en producción, el acompañamiento del proveedor es fundamental para recoger feedback de los usuarios, realizar mejoras y asegurar que el producto sea eficiente y amigable.
Decidir entre un sistema SaaS estándar y un software de gestión a medida depende de las particularidades de cada negocio. Si los procesos son simples y estándares, un SaaS puede ser suficiente. Pero si se busca una herramienta que se adapte perfectamente a las necesidades de la empresa, que brinde una ventaja competitiva y permita escalar en el futuro, un sistema a medida es la solución ideal.
Como concluye Ávila: “Un sistema bien hecho te da datos súper valiosos y fiables que puedes usar para optimizar tus procesos, mejorar la experiencia del cliente y tomar decisiones informadas. Esa es la verdadera ventaja de invertir en un software a medida.”